Université du Québec à Montréal

Directeur adjoint du Service des archives et de gestion des documents

André worked at Université du Québec à Montréal as a Directeur adjoint du Service des archives et de gestion des documents

Université du Québec à Montréal

Technicien en archives - Service des archives et de gestion des documents

André worked at Université du Québec à Montréal as a Technicien en archives - Service des archives et de gestion des documents

Université du Québec à Montréal

Archiviste - Service des archives et de gestion des documents

André worked at Université du Québec à Montréal as a Archiviste - Service des archives et de gestion des documents

Université du Québec à Montréal

Directeur du Service des archives et de gestion des documents (retraité)

André worked at Université du Québec à Montréal as a Directeur du Service des archives et de gestion des documents (retraité)

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Réflexions sur la place de l'archiviste dans la convergence de la gestion de l'information (dans Archivistes de 2030 - Réflexions prospectives)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Paul Servais avec la collaboration de Françoise Mirguet)

Au cours du dernier demi-siècle les archives ont subi un ensemble de modifications majeures, qu’elles concernent leurs contextes de production, leur nature, leurs conditions de conservation ou leurs modalités d’utilisation et de valorisation. Chacune de ces mutations affecte immédiatement l’action et la position de l’archiviste, constituant un ensemble de défis que la profession doit relever, tant au niveau de la manière dont s’exercent ses responsabilités, anciennes ou nouvelles, qu’en matière de formation, de communication, de promotion ou de partenariat. En préparation aux Journées des Archives des 23 et 24 avril 2015, trente-cinq archivistes ont accepté de partager leurs réflexions sur le thème « L’archiviste dans quinze ans ». Directeurs d’archives nationales, professeurs d’archivistique, archivistes à différents niveaux du secteur public ou œuvrant dans le secteur privé, gestionnaires d’information ou archivistes patrimoniaux, en activité ou récemment « officiellement » retraités, archivistes d’entreprises, d’universités, responsables d’archives urbaines ou de centres d’archives privés, actifs dans les organisations professionnelles nationales et/ou internationales, blogueurs confirmés, ils constituent un échantillon particulièrement riche des différentes possibilités et milieux d’action de l’archiviste. Et c’est en tant que tel, et en fonction de leur(s) expérience(s) ou de leur lieu d’observation du métier et de la profession, qu’ils proposent à la réflexion de chacun une gamme particulièrement large de points de vue.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Réflexions sur la place de l'archiviste dans la convergence de la gestion de l'information (dans Archivistes de 2030 - Réflexions prospectives)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Paul Servais avec la collaboration de Françoise Mirguet)

Au cours du dernier demi-siècle les archives ont subi un ensemble de modifications majeures, qu’elles concernent leurs contextes de production, leur nature, leurs conditions de conservation ou leurs modalités d’utilisation et de valorisation. Chacune de ces mutations affecte immédiatement l’action et la position de l’archiviste, constituant un ensemble de défis que la profession doit relever, tant au niveau de la manière dont s’exercent ses responsabilités, anciennes ou nouvelles, qu’en matière de formation, de communication, de promotion ou de partenariat. En préparation aux Journées des Archives des 23 et 24 avril 2015, trente-cinq archivistes ont accepté de partager leurs réflexions sur le thème « L’archiviste dans quinze ans ». Directeurs d’archives nationales, professeurs d’archivistique, archivistes à différents niveaux du secteur public ou œuvrant dans le secteur privé, gestionnaires d’information ou archivistes patrimoniaux, en activité ou récemment « officiellement » retraités, archivistes d’entreprises, d’universités, responsables d’archives urbaines ou de centres d’archives privés, actifs dans les organisations professionnelles nationales et/ou internationales, blogueurs confirmés, ils constituent un échantillon particulièrement riche des différentes possibilités et milieux d’action de l’archiviste. Et c’est en tant que tel, et en fonction de leur(s) expérience(s) ou de leur lieu d’observation du métier et de la profession, qu’ils proposent à la réflexion de chacun une gamme particulièrement large de points de vue.

Règles de conservation et plan de classification des archives privées

UQAM - Service des archives et de gestion des documents

Le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM présente dans cette publication sa politique officielle en matière de conservation et d'élimination des archives privées ainsi que le plan de classification utilisé pour le traitement des archives privées. Les Règles de conservation constituent un outil privilégié pour l'évaluation et la sélection des archives privées. C'est un instrument de travail qui présente 107 règles de conservation touchant la plupart des catégories de documents que l'on retrouve habituellement dans les fonds d'archives privées. Chacune de ces règles décrit le contenu des documents, définit les critères de sélection et précise la disposition finale des documents. Le Plan de classification des archives privées couvre autant les particularités d'un fonds d'organisme que celles d'un fonds d'individu et permet le regroupement logique des documents sur la base des principales activités. Conçu pour répondre au besoin de simplification et d'uniformisation du traitement des archives privées, il se veut suffisamment souple pour pouvoir être appliqué avec discernement selon la nature du fonds et ce, dans le respect de l'ordre interne des documents. Fruit d'une expérience de nombreuses années dans le traitement des archives privées, cet ouvrage peut facilement servir de référence pour toute personne ayant à élaborer une politique de sélection et un plan de classification des archives privées pour son organisme.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Réflexions sur la place de l'archiviste dans la convergence de la gestion de l'information (dans Archivistes de 2030 - Réflexions prospectives)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Paul Servais avec la collaboration de Françoise Mirguet)

Au cours du dernier demi-siècle les archives ont subi un ensemble de modifications majeures, qu’elles concernent leurs contextes de production, leur nature, leurs conditions de conservation ou leurs modalités d’utilisation et de valorisation. Chacune de ces mutations affecte immédiatement l’action et la position de l’archiviste, constituant un ensemble de défis que la profession doit relever, tant au niveau de la manière dont s’exercent ses responsabilités, anciennes ou nouvelles, qu’en matière de formation, de communication, de promotion ou de partenariat. En préparation aux Journées des Archives des 23 et 24 avril 2015, trente-cinq archivistes ont accepté de partager leurs réflexions sur le thème « L’archiviste dans quinze ans ». Directeurs d’archives nationales, professeurs d’archivistique, archivistes à différents niveaux du secteur public ou œuvrant dans le secteur privé, gestionnaires d’information ou archivistes patrimoniaux, en activité ou récemment « officiellement » retraités, archivistes d’entreprises, d’universités, responsables d’archives urbaines ou de centres d’archives privés, actifs dans les organisations professionnelles nationales et/ou internationales, blogueurs confirmés, ils constituent un échantillon particulièrement riche des différentes possibilités et milieux d’action de l’archiviste. Et c’est en tant que tel, et en fonction de leur(s) expérience(s) ou de leur lieu d’observation du métier et de la profession, qu’ils proposent à la réflexion de chacun une gamme particulièrement large de points de vue.

Règles de conservation et plan de classification des archives privées

UQAM - Service des archives et de gestion des documents

Le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM présente dans cette publication sa politique officielle en matière de conservation et d'élimination des archives privées ainsi que le plan de classification utilisé pour le traitement des archives privées. Les Règles de conservation constituent un outil privilégié pour l'évaluation et la sélection des archives privées. C'est un instrument de travail qui présente 107 règles de conservation touchant la plupart des catégories de documents que l'on retrouve habituellement dans les fonds d'archives privées. Chacune de ces règles décrit le contenu des documents, définit les critères de sélection et précise la disposition finale des documents. Le Plan de classification des archives privées couvre autant les particularités d'un fonds d'organisme que celles d'un fonds d'individu et permet le regroupement logique des documents sur la base des principales activités. Conçu pour répondre au besoin de simplification et d'uniformisation du traitement des archives privées, il se veut suffisamment souple pour pouvoir être appliqué avec discernement selon la nature du fonds et ce, dans le respect de l'ordre interne des documents. Fruit d'une expérience de nombreuses années dans le traitement des archives privées, cet ouvrage peut facilement servir de référence pour toute personne ayant à élaborer une politique de sélection et un plan de classification des archives privées pour son organisme.

Tri et sélection du fonds Gilbert-Tremblay (dans Manuel d'archivistique appliquée)

Association des archivistes du Québec

Collection Dossiers de perfectionnement de l'Association des archivistes du Québec

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Réflexions sur la place de l'archiviste dans la convergence de la gestion de l'information (dans Archivistes de 2030 - Réflexions prospectives)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Paul Servais avec la collaboration de Françoise Mirguet)

Au cours du dernier demi-siècle les archives ont subi un ensemble de modifications majeures, qu’elles concernent leurs contextes de production, leur nature, leurs conditions de conservation ou leurs modalités d’utilisation et de valorisation. Chacune de ces mutations affecte immédiatement l’action et la position de l’archiviste, constituant un ensemble de défis que la profession doit relever, tant au niveau de la manière dont s’exercent ses responsabilités, anciennes ou nouvelles, qu’en matière de formation, de communication, de promotion ou de partenariat. En préparation aux Journées des Archives des 23 et 24 avril 2015, trente-cinq archivistes ont accepté de partager leurs réflexions sur le thème « L’archiviste dans quinze ans ». Directeurs d’archives nationales, professeurs d’archivistique, archivistes à différents niveaux du secteur public ou œuvrant dans le secteur privé, gestionnaires d’information ou archivistes patrimoniaux, en activité ou récemment « officiellement » retraités, archivistes d’entreprises, d’universités, responsables d’archives urbaines ou de centres d’archives privés, actifs dans les organisations professionnelles nationales et/ou internationales, blogueurs confirmés, ils constituent un échantillon particulièrement riche des différentes possibilités et milieux d’action de l’archiviste. Et c’est en tant que tel, et en fonction de leur(s) expérience(s) ou de leur lieu d’observation du métier et de la profession, qu’ils proposent à la réflexion de chacun une gamme particulièrement large de points de vue.

Règles de conservation et plan de classification des archives privées

UQAM - Service des archives et de gestion des documents

Le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM présente dans cette publication sa politique officielle en matière de conservation et d'élimination des archives privées ainsi que le plan de classification utilisé pour le traitement des archives privées. Les Règles de conservation constituent un outil privilégié pour l'évaluation et la sélection des archives privées. C'est un instrument de travail qui présente 107 règles de conservation touchant la plupart des catégories de documents que l'on retrouve habituellement dans les fonds d'archives privées. Chacune de ces règles décrit le contenu des documents, définit les critères de sélection et précise la disposition finale des documents. Le Plan de classification des archives privées couvre autant les particularités d'un fonds d'organisme que celles d'un fonds d'individu et permet le regroupement logique des documents sur la base des principales activités. Conçu pour répondre au besoin de simplification et d'uniformisation du traitement des archives privées, il se veut suffisamment souple pour pouvoir être appliqué avec discernement selon la nature du fonds et ce, dans le respect de l'ordre interne des documents. Fruit d'une expérience de nombreuses années dans le traitement des archives privées, cet ouvrage peut facilement servir de référence pour toute personne ayant à élaborer une politique de sélection et un plan de classification des archives privées pour son organisme.

Tri et sélection du fonds Gilbert-Tremblay (dans Manuel d'archivistique appliquée)

Association des archivistes du Québec

Collection Dossiers de perfectionnement de l'Association des archivistes du Québec

Diffuser les archives numériques : faire plus avec moins (dans L'exploitation et la mise en valeur des archives à l'ère numérique)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Dans cet article, les auteurs expliquent comment la numérisation des documents facilite leur diffusion. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être utilisés de multiples façons à des fins de diffusion. Ils nous démontrent ce fait à travers des exemples concrets de diffusion par le Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal (UQAM). Les auteurs nous font d’abord un rappel de la définition du concept de diffusion et nous exposent brièvement l’évolution des moyens et outils de diffusion, ainsi que quelques enjeux légaux, organisationnels et archivistiques liés au numérique. Ils esquissent ensuite le contexte général dans lequel se situent les activités de diffusion du Service des archives à l’UQAM et nous présentent finalement cinq catégories d’outils de diffusion utilisés par le Service : les instruments de recherche, les expositions virtuelles, les expositions physiques, une borne interactive et un nouveau site Internet. Chaque catégorie est illustrée par un ou des exemples. À travers ces exemples, les auteurs nous montrent de façon concrète comment les mêmes documents, une fois numérisés, peuvent être réutilisés pour de multiples activités de diffusion. Ce fait est particulièrement bien illustré à travers la réutilisation des documents numériques ayant servis à l’exposition virtuelle Pierre Dansereau, écologiste : rencontre de l’Homme avec la Nature. Les auteurs concluent leur texte en formulant quelques recommandations pour favoriser une diffusion plus efficace des archives à l’ère du numérique.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Réflexions sur la place de l'archiviste dans la convergence de la gestion de l'information (dans Archivistes de 2030 - Réflexions prospectives)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Paul Servais avec la collaboration de Françoise Mirguet)

Au cours du dernier demi-siècle les archives ont subi un ensemble de modifications majeures, qu’elles concernent leurs contextes de production, leur nature, leurs conditions de conservation ou leurs modalités d’utilisation et de valorisation. Chacune de ces mutations affecte immédiatement l’action et la position de l’archiviste, constituant un ensemble de défis que la profession doit relever, tant au niveau de la manière dont s’exercent ses responsabilités, anciennes ou nouvelles, qu’en matière de formation, de communication, de promotion ou de partenariat. En préparation aux Journées des Archives des 23 et 24 avril 2015, trente-cinq archivistes ont accepté de partager leurs réflexions sur le thème « L’archiviste dans quinze ans ». Directeurs d’archives nationales, professeurs d’archivistique, archivistes à différents niveaux du secteur public ou œuvrant dans le secteur privé, gestionnaires d’information ou archivistes patrimoniaux, en activité ou récemment « officiellement » retraités, archivistes d’entreprises, d’universités, responsables d’archives urbaines ou de centres d’archives privés, actifs dans les organisations professionnelles nationales et/ou internationales, blogueurs confirmés, ils constituent un échantillon particulièrement riche des différentes possibilités et milieux d’action de l’archiviste. Et c’est en tant que tel, et en fonction de leur(s) expérience(s) ou de leur lieu d’observation du métier et de la profession, qu’ils proposent à la réflexion de chacun une gamme particulièrement large de points de vue.

Règles de conservation et plan de classification des archives privées

UQAM - Service des archives et de gestion des documents

Le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM présente dans cette publication sa politique officielle en matière de conservation et d'élimination des archives privées ainsi que le plan de classification utilisé pour le traitement des archives privées. Les Règles de conservation constituent un outil privilégié pour l'évaluation et la sélection des archives privées. C'est un instrument de travail qui présente 107 règles de conservation touchant la plupart des catégories de documents que l'on retrouve habituellement dans les fonds d'archives privées. Chacune de ces règles décrit le contenu des documents, définit les critères de sélection et précise la disposition finale des documents. Le Plan de classification des archives privées couvre autant les particularités d'un fonds d'organisme que celles d'un fonds d'individu et permet le regroupement logique des documents sur la base des principales activités. Conçu pour répondre au besoin de simplification et d'uniformisation du traitement des archives privées, il se veut suffisamment souple pour pouvoir être appliqué avec discernement selon la nature du fonds et ce, dans le respect de l'ordre interne des documents. Fruit d'une expérience de nombreuses années dans le traitement des archives privées, cet ouvrage peut facilement servir de référence pour toute personne ayant à élaborer une politique de sélection et un plan de classification des archives privées pour son organisme.

Tri et sélection du fonds Gilbert-Tremblay (dans Manuel d'archivistique appliquée)

Association des archivistes du Québec

Collection Dossiers de perfectionnement de l'Association des archivistes du Québec

Diffuser les archives numériques : faire plus avec moins (dans L'exploitation et la mise en valeur des archives à l'ère numérique)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Dans cet article, les auteurs expliquent comment la numérisation des documents facilite leur diffusion. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être utilisés de multiples façons à des fins de diffusion. Ils nous démontrent ce fait à travers des exemples concrets de diffusion par le Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal (UQAM). Les auteurs nous font d’abord un rappel de la définition du concept de diffusion et nous exposent brièvement l’évolution des moyens et outils de diffusion, ainsi que quelques enjeux légaux, organisationnels et archivistiques liés au numérique. Ils esquissent ensuite le contexte général dans lequel se situent les activités de diffusion du Service des archives à l’UQAM et nous présentent finalement cinq catégories d’outils de diffusion utilisés par le Service : les instruments de recherche, les expositions virtuelles, les expositions physiques, une borne interactive et un nouveau site Internet. Chaque catégorie est illustrée par un ou des exemples. À travers ces exemples, les auteurs nous montrent de façon concrète comment les mêmes documents, une fois numérisés, peuvent être réutilisés pour de multiples activités de diffusion. Ce fait est particulièrement bien illustré à travers la réutilisation des documents numériques ayant servis à l’exposition virtuelle Pierre Dansereau, écologiste : rencontre de l’Homme avec la Nature. Les auteurs concluent leur texte en formulant quelques recommandations pour favoriser une diffusion plus efficace des archives à l’ère du numérique.

Guide de gestion des archives d'entreprises

Réseau des Archives du Québec

Toute entreprise, peu importe son champ d'activités, sa taille ou ses ressources, crée, reçoit et gère des documents. Ces ressources, souvent négligées et mal exploitées, sont pourtant essentielles à la bonne marche de ses opérations. Le présent Guide, développé spécifiquement à l'intention des entreprises, fournit des procédures de base, des solutions simples et concrètes qui pourront être utilisées progressivement pour amorcer ou améliorer un processus efficace de gestion des documents administratifs et des archives historiques des entreprises. Il contient un plan de classification pouvant être adapté aux besoins particuliers de toute organisation ainsi qu'une série de règles de conservation précisant combien de temps les documents doivent être conservés et lesquels doivent être préservés à long terme et mis en valeur pour témoigner de l'histoire et du patrimoine de l'entreprise.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Réflexions sur la place de l'archiviste dans la convergence de la gestion de l'information (dans Archivistes de 2030 - Réflexions prospectives)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Paul Servais avec la collaboration de Françoise Mirguet)

Au cours du dernier demi-siècle les archives ont subi un ensemble de modifications majeures, qu’elles concernent leurs contextes de production, leur nature, leurs conditions de conservation ou leurs modalités d’utilisation et de valorisation. Chacune de ces mutations affecte immédiatement l’action et la position de l’archiviste, constituant un ensemble de défis que la profession doit relever, tant au niveau de la manière dont s’exercent ses responsabilités, anciennes ou nouvelles, qu’en matière de formation, de communication, de promotion ou de partenariat. En préparation aux Journées des Archives des 23 et 24 avril 2015, trente-cinq archivistes ont accepté de partager leurs réflexions sur le thème « L’archiviste dans quinze ans ». Directeurs d’archives nationales, professeurs d’archivistique, archivistes à différents niveaux du secteur public ou œuvrant dans le secteur privé, gestionnaires d’information ou archivistes patrimoniaux, en activité ou récemment « officiellement » retraités, archivistes d’entreprises, d’universités, responsables d’archives urbaines ou de centres d’archives privés, actifs dans les organisations professionnelles nationales et/ou internationales, blogueurs confirmés, ils constituent un échantillon particulièrement riche des différentes possibilités et milieux d’action de l’archiviste. Et c’est en tant que tel, et en fonction de leur(s) expérience(s) ou de leur lieu d’observation du métier et de la profession, qu’ils proposent à la réflexion de chacun une gamme particulièrement large de points de vue.

Règles de conservation et plan de classification des archives privées

UQAM - Service des archives et de gestion des documents

Le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM présente dans cette publication sa politique officielle en matière de conservation et d'élimination des archives privées ainsi que le plan de classification utilisé pour le traitement des archives privées. Les Règles de conservation constituent un outil privilégié pour l'évaluation et la sélection des archives privées. C'est un instrument de travail qui présente 107 règles de conservation touchant la plupart des catégories de documents que l'on retrouve habituellement dans les fonds d'archives privées. Chacune de ces règles décrit le contenu des documents, définit les critères de sélection et précise la disposition finale des documents. Le Plan de classification des archives privées couvre autant les particularités d'un fonds d'organisme que celles d'un fonds d'individu et permet le regroupement logique des documents sur la base des principales activités. Conçu pour répondre au besoin de simplification et d'uniformisation du traitement des archives privées, il se veut suffisamment souple pour pouvoir être appliqué avec discernement selon la nature du fonds et ce, dans le respect de l'ordre interne des documents. Fruit d'une expérience de nombreuses années dans le traitement des archives privées, cet ouvrage peut facilement servir de référence pour toute personne ayant à élaborer une politique de sélection et un plan de classification des archives privées pour son organisme.

Tri et sélection du fonds Gilbert-Tremblay (dans Manuel d'archivistique appliquée)

Association des archivistes du Québec

Collection Dossiers de perfectionnement de l'Association des archivistes du Québec

Diffuser les archives numériques : faire plus avec moins (dans L'exploitation et la mise en valeur des archives à l'ère numérique)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Dans cet article, les auteurs expliquent comment la numérisation des documents facilite leur diffusion. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être utilisés de multiples façons à des fins de diffusion. Ils nous démontrent ce fait à travers des exemples concrets de diffusion par le Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal (UQAM). Les auteurs nous font d’abord un rappel de la définition du concept de diffusion et nous exposent brièvement l’évolution des moyens et outils de diffusion, ainsi que quelques enjeux légaux, organisationnels et archivistiques liés au numérique. Ils esquissent ensuite le contexte général dans lequel se situent les activités de diffusion du Service des archives à l’UQAM et nous présentent finalement cinq catégories d’outils de diffusion utilisés par le Service : les instruments de recherche, les expositions virtuelles, les expositions physiques, une borne interactive et un nouveau site Internet. Chaque catégorie est illustrée par un ou des exemples. À travers ces exemples, les auteurs nous montrent de façon concrète comment les mêmes documents, une fois numérisés, peuvent être réutilisés pour de multiples activités de diffusion. Ce fait est particulièrement bien illustré à travers la réutilisation des documents numériques ayant servis à l’exposition virtuelle Pierre Dansereau, écologiste : rencontre de l’Homme avec la Nature. Les auteurs concluent leur texte en formulant quelques recommandations pour favoriser une diffusion plus efficace des archives à l’ère du numérique.

Guide de gestion des archives d'entreprises

Réseau des Archives du Québec

Toute entreprise, peu importe son champ d'activités, sa taille ou ses ressources, crée, reçoit et gère des documents. Ces ressources, souvent négligées et mal exploitées, sont pourtant essentielles à la bonne marche de ses opérations. Le présent Guide, développé spécifiquement à l'intention des entreprises, fournit des procédures de base, des solutions simples et concrètes qui pourront être utilisées progressivement pour amorcer ou améliorer un processus efficace de gestion des documents administratifs et des archives historiques des entreprises. Il contient un plan de classification pouvant être adapté aux besoins particuliers de toute organisation ainsi qu'une série de règles de conservation précisant combien de temps les documents doivent être conservés et lesquels doivent être préservés à long terme et mis en valeur pour témoigner de l'histoire et du patrimoine de l'entreprise.

Normes et procédures pour le traitement des archives institutionnelles

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

Les Normes et procédures pour le traitement des archives institutionnelles constituent un cadre de référence pour le traitement des documents historiques et sont le reflet des pratiques quotidiennes du Service des archives et de gestion des documents de l'Université du Québec à Montréal. Ces normes et procédures couvrent les différents aspects du traitement des archives : l'acquisition, l'évaluation, la sélection, la classification, la description et l'indexation. De plus, elles fournissent les étapes à suivre ainsi que des modèles pour l'élaboration d'un rapport de fin de traitement, d'un répertoire et d'un état général. Cette édition des normes et procédures répond aux Règles pour la description des documents d'archives du Bureau canadien des archivistes et peut servir de modèle à d'autres organismes intéressés à élaborer leur propre cahier de normes et de procédures.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Réflexions sur la place de l'archiviste dans la convergence de la gestion de l'information (dans Archivistes de 2030 - Réflexions prospectives)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Paul Servais avec la collaboration de Françoise Mirguet)

Au cours du dernier demi-siècle les archives ont subi un ensemble de modifications majeures, qu’elles concernent leurs contextes de production, leur nature, leurs conditions de conservation ou leurs modalités d’utilisation et de valorisation. Chacune de ces mutations affecte immédiatement l’action et la position de l’archiviste, constituant un ensemble de défis que la profession doit relever, tant au niveau de la manière dont s’exercent ses responsabilités, anciennes ou nouvelles, qu’en matière de formation, de communication, de promotion ou de partenariat. En préparation aux Journées des Archives des 23 et 24 avril 2015, trente-cinq archivistes ont accepté de partager leurs réflexions sur le thème « L’archiviste dans quinze ans ». Directeurs d’archives nationales, professeurs d’archivistique, archivistes à différents niveaux du secteur public ou œuvrant dans le secteur privé, gestionnaires d’information ou archivistes patrimoniaux, en activité ou récemment « officiellement » retraités, archivistes d’entreprises, d’universités, responsables d’archives urbaines ou de centres d’archives privés, actifs dans les organisations professionnelles nationales et/ou internationales, blogueurs confirmés, ils constituent un échantillon particulièrement riche des différentes possibilités et milieux d’action de l’archiviste. Et c’est en tant que tel, et en fonction de leur(s) expérience(s) ou de leur lieu d’observation du métier et de la profession, qu’ils proposent à la réflexion de chacun une gamme particulièrement large de points de vue.

Règles de conservation et plan de classification des archives privées

UQAM - Service des archives et de gestion des documents

Le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM présente dans cette publication sa politique officielle en matière de conservation et d'élimination des archives privées ainsi que le plan de classification utilisé pour le traitement des archives privées. Les Règles de conservation constituent un outil privilégié pour l'évaluation et la sélection des archives privées. C'est un instrument de travail qui présente 107 règles de conservation touchant la plupart des catégories de documents que l'on retrouve habituellement dans les fonds d'archives privées. Chacune de ces règles décrit le contenu des documents, définit les critères de sélection et précise la disposition finale des documents. Le Plan de classification des archives privées couvre autant les particularités d'un fonds d'organisme que celles d'un fonds d'individu et permet le regroupement logique des documents sur la base des principales activités. Conçu pour répondre au besoin de simplification et d'uniformisation du traitement des archives privées, il se veut suffisamment souple pour pouvoir être appliqué avec discernement selon la nature du fonds et ce, dans le respect de l'ordre interne des documents. Fruit d'une expérience de nombreuses années dans le traitement des archives privées, cet ouvrage peut facilement servir de référence pour toute personne ayant à élaborer une politique de sélection et un plan de classification des archives privées pour son organisme.

Tri et sélection du fonds Gilbert-Tremblay (dans Manuel d'archivistique appliquée)

Association des archivistes du Québec

Collection Dossiers de perfectionnement de l'Association des archivistes du Québec

Diffuser les archives numériques : faire plus avec moins (dans L'exploitation et la mise en valeur des archives à l'ère numérique)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Dans cet article, les auteurs expliquent comment la numérisation des documents facilite leur diffusion. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être utilisés de multiples façons à des fins de diffusion. Ils nous démontrent ce fait à travers des exemples concrets de diffusion par le Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal (UQAM). Les auteurs nous font d’abord un rappel de la définition du concept de diffusion et nous exposent brièvement l’évolution des moyens et outils de diffusion, ainsi que quelques enjeux légaux, organisationnels et archivistiques liés au numérique. Ils esquissent ensuite le contexte général dans lequel se situent les activités de diffusion du Service des archives à l’UQAM et nous présentent finalement cinq catégories d’outils de diffusion utilisés par le Service : les instruments de recherche, les expositions virtuelles, les expositions physiques, une borne interactive et un nouveau site Internet. Chaque catégorie est illustrée par un ou des exemples. À travers ces exemples, les auteurs nous montrent de façon concrète comment les mêmes documents, une fois numérisés, peuvent être réutilisés pour de multiples activités de diffusion. Ce fait est particulièrement bien illustré à travers la réutilisation des documents numériques ayant servis à l’exposition virtuelle Pierre Dansereau, écologiste : rencontre de l’Homme avec la Nature. Les auteurs concluent leur texte en formulant quelques recommandations pour favoriser une diffusion plus efficace des archives à l’ère du numérique.

Guide de gestion des archives d'entreprises

Réseau des Archives du Québec

Toute entreprise, peu importe son champ d'activités, sa taille ou ses ressources, crée, reçoit et gère des documents. Ces ressources, souvent négligées et mal exploitées, sont pourtant essentielles à la bonne marche de ses opérations. Le présent Guide, développé spécifiquement à l'intention des entreprises, fournit des procédures de base, des solutions simples et concrètes qui pourront être utilisées progressivement pour amorcer ou améliorer un processus efficace de gestion des documents administratifs et des archives historiques des entreprises. Il contient un plan de classification pouvant être adapté aux besoins particuliers de toute organisation ainsi qu'une série de règles de conservation précisant combien de temps les documents doivent être conservés et lesquels doivent être préservés à long terme et mis en valeur pour témoigner de l'histoire et du patrimoine de l'entreprise.

Normes et procédures pour le traitement des archives institutionnelles

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

Les Normes et procédures pour le traitement des archives institutionnelles constituent un cadre de référence pour le traitement des documents historiques et sont le reflet des pratiques quotidiennes du Service des archives et de gestion des documents de l'Université du Québec à Montréal. Ces normes et procédures couvrent les différents aspects du traitement des archives : l'acquisition, l'évaluation, la sélection, la classification, la description et l'indexation. De plus, elles fournissent les étapes à suivre ainsi que des modèles pour l'élaboration d'un rapport de fin de traitement, d'un répertoire et d'un état général. Cette édition des normes et procédures répond aux Règles pour la description des documents d'archives du Bureau canadien des archivistes et peut servir de modèle à d'autres organismes intéressés à élaborer leur propre cahier de normes et de procédures.

Recueil des délais de conservation des documents des établissements universitaires québécois

Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec - Comité des secrétaires généraux - Sous-comité des archivistes

Travail réalisé à titre de chargé de projet pour le sous-comité des archivistes de la CREPUQ, en collaboration avec les directeurs des services d'archives de l'Université de Montréal, de l'Université Laval, de l'École polytechnique et de l'Université du Québec à Montréal. Ce Recueil est utilisé comme modèle et guide pour la tenue à jour des calendriers de conservation de chaque établissement universitaire québécois. Il a notamment pour objectif de permettre un meilleur contrôle et une gestion plus efficace des documents produits et conservés par les établissements universitaires et s’avérera également utile à d’autres organismes qui doivent produire et tenir à jour un calendrier de conservation pour leurs documents.

Les défis de l'"âge numérique" (dans Les archives universitaires : la perspective québécoise; en collaboration)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l’intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l’article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s’attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l’infrastructure technologique supportant l’enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l’enseignement, de la recherche et de l’administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l’archiviste dans le développement des systèmes d’information et de la gestion des documents numériques.

Planification stratégique et gestion des opérations (dans La gestion d'un centre d'archives)

Presses de l'Université du Québec

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives, les auteurs de cet ouvrage répondent à ces questions en livrant leurs connaissances, leurs réflexions et leurs recherches sur le sujet. Ils abordent, sous des angles théoriques et pratiques, les principes de gestion d'un centre d'archives, la gestion des ressources, des activités, des différents types de services d'archives ainsi que la relation gestionnaires-usagers.

Plan d'urgence du Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

La protection et la préservation des documents constituent l’un des mandats de tout service d'archives. C'est dans cet esprit que le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM a décidé de se doter d'un Plan d'urgence. Il s'agit d'un document renfermant toute l'information nécessaire pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service, avant, pendant et après un sinistre éventuel. Ce document renferme les procédures d'urgence à suivre en cas de sinistre, selon les phases suivantes : alerte lors d’une situation d’urgence, évacuation d’urgence et coordination des interventions, priorisation, sauvetage et récupération des documents, restauration des documents, stabilisation et réintégration des documents. Les annexes regroupent des informations et des références pouvant faciliter et accélérer les interventions en cas d'urgence.

La gestion de l'information et les durées de conservation. Du guide pratique aux pratiques de terrain (dans Les archives d'entreprises - Entre gestion patrimoniale et veille technologique)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Véronique Fillieux)

Au cours des vingt dernières années, la dimension plurielle des archives d'entreprises a été prise en compte tant par le monde des archives que par les sociétés elles-mêmes qui en ont perçu l'intérêt pour la gestion des affaires et en termes de plus-value et d'image de marque. D'une part, les services d'archives ont éclos au sein même d'entreprises conjuguant, dans le meilleur des cas, une mission de gestion, de conservation et de valorisation et d'autre part, l'archiviste d'entreprise est devenu une profession à part entière s'attelant à des problématiques bien spécifiques. C'est également dans la foulée que sont apparus des associations de sauvetage d'archives industrielles et d'entreprises, témoignant par leur existence de la faiblesse toujours actuelle, des mesures effectives prises par les acteurs traditionnels et les producteurs. L'archiviste doit dès lors adapter ses méthodes pour faire face à un nouveau défi là où la logique est plus "managériale" que patrimoniale, plus tournée vers l'immédiat que vers le long terme. L'internalisation de même que la communication et la conservation, de plus en plus électroniques, ne simplifient rien. Les archives d'entreprises représentent dès lors un cas d'école particulièrement intéressant auquel travaillent les archivistes européens comme nord-américain, permettant des confrontations particulièrement fécondes de pratiques et de prise en compte théoriques. Les actes de la 6e Journée des archives de l'Université catholique de Louvain permettent de confronter expériences, traditions, perspectives publiques ou privées, latines ou anglo-saxonnes, européennes ou nord-américaines, pour permettre un enrichissement des approches et une compréhension interdisciplinaire améliorée du phénomène.

Réflexions sur la place de l'archiviste dans la convergence de la gestion de l'information (dans Archivistes de 2030 - Réflexions prospectives)

Archives de l'Université catholique de Louvain (Paul Servais avec la collaboration de Françoise Mirguet)

Au cours du dernier demi-siècle les archives ont subi un ensemble de modifications majeures, qu’elles concernent leurs contextes de production, leur nature, leurs conditions de conservation ou leurs modalités d’utilisation et de valorisation. Chacune de ces mutations affecte immédiatement l’action et la position de l’archiviste, constituant un ensemble de défis que la profession doit relever, tant au niveau de la manière dont s’exercent ses responsabilités, anciennes ou nouvelles, qu’en matière de formation, de communication, de promotion ou de partenariat. En préparation aux Journées des Archives des 23 et 24 avril 2015, trente-cinq archivistes ont accepté de partager leurs réflexions sur le thème « L’archiviste dans quinze ans ». Directeurs d’archives nationales, professeurs d’archivistique, archivistes à différents niveaux du secteur public ou œuvrant dans le secteur privé, gestionnaires d’information ou archivistes patrimoniaux, en activité ou récemment « officiellement » retraités, archivistes d’entreprises, d’universités, responsables d’archives urbaines ou de centres d’archives privés, actifs dans les organisations professionnelles nationales et/ou internationales, blogueurs confirmés, ils constituent un échantillon particulièrement riche des différentes possibilités et milieux d’action de l’archiviste. Et c’est en tant que tel, et en fonction de leur(s) expérience(s) ou de leur lieu d’observation du métier et de la profession, qu’ils proposent à la réflexion de chacun une gamme particulièrement large de points de vue.

Règles de conservation et plan de classification des archives privées

UQAM - Service des archives et de gestion des documents

Le Service des archives et de gestion des documents de l'UQAM présente dans cette publication sa politique officielle en matière de conservation et d'élimination des archives privées ainsi que le plan de classification utilisé pour le traitement des archives privées. Les Règles de conservation constituent un outil privilégié pour l'évaluation et la sélection des archives privées. C'est un instrument de travail qui présente 107 règles de conservation touchant la plupart des catégories de documents que l'on retrouve habituellement dans les fonds d'archives privées. Chacune de ces règles décrit le contenu des documents, définit les critères de sélection et précise la disposition finale des documents. Le Plan de classification des archives privées couvre autant les particularités d'un fonds d'organisme que celles d'un fonds d'individu et permet le regroupement logique des documents sur la base des principales activités. Conçu pour répondre au besoin de simplification et d'uniformisation du traitement des archives privées, il se veut suffisamment souple pour pouvoir être appliqué avec discernement selon la nature du fonds et ce, dans le respect de l'ordre interne des documents. Fruit d'une expérience de nombreuses années dans le traitement des archives privées, cet ouvrage peut facilement servir de référence pour toute personne ayant à élaborer une politique de sélection et un plan de classification des archives privées pour son organisme.

Tri et sélection du fonds Gilbert-Tremblay (dans Manuel d'archivistique appliquée)

Association des archivistes du Québec

Collection Dossiers de perfectionnement de l'Association des archivistes du Québec

Diffuser les archives numériques : faire plus avec moins (dans L'exploitation et la mise en valeur des archives à l'ère numérique)

Revue Archives - Association des archivistes du Québec

Dans cet article, les auteurs expliquent comment la numérisation des documents facilite leur diffusion. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être utilisés de multiples façons à des fins de diffusion. Ils nous démontrent ce fait à travers des exemples concrets de diffusion par le Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal (UQAM). Les auteurs nous font d’abord un rappel de la définition du concept de diffusion et nous exposent brièvement l’évolution des moyens et outils de diffusion, ainsi que quelques enjeux légaux, organisationnels et archivistiques liés au numérique. Ils esquissent ensuite le contexte général dans lequel se situent les activités de diffusion du Service des archives à l’UQAM et nous présentent finalement cinq catégories d’outils de diffusion utilisés par le Service : les instruments de recherche, les expositions virtuelles, les expositions physiques, une borne interactive et un nouveau site Internet. Chaque catégorie est illustrée par un ou des exemples. À travers ces exemples, les auteurs nous montrent de façon concrète comment les mêmes documents, une fois numérisés, peuvent être réutilisés pour de multiples activités de diffusion. Ce fait est particulièrement bien illustré à travers la réutilisation des documents numériques ayant servis à l’exposition virtuelle Pierre Dansereau, écologiste : rencontre de l’Homme avec la Nature. Les auteurs concluent leur texte en formulant quelques recommandations pour favoriser une diffusion plus efficace des archives à l’ère du numérique.

Guide de gestion des archives d'entreprises

Réseau des Archives du Québec

Toute entreprise, peu importe son champ d'activités, sa taille ou ses ressources, crée, reçoit et gère des documents. Ces ressources, souvent négligées et mal exploitées, sont pourtant essentielles à la bonne marche de ses opérations. Le présent Guide, développé spécifiquement à l'intention des entreprises, fournit des procédures de base, des solutions simples et concrètes qui pourront être utilisées progressivement pour amorcer ou améliorer un processus efficace de gestion des documents administratifs et des archives historiques des entreprises. Il contient un plan de classification pouvant être adapté aux besoins particuliers de toute organisation ainsi qu'une série de règles de conservation précisant combien de temps les documents doivent être conservés et lesquels doivent être préservés à long terme et mis en valeur pour témoigner de l'histoire et du patrimoine de l'entreprise.

Normes et procédures pour le traitement des archives institutionnelles

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents

Les Normes et procédures pour le traitement des archives institutionnelles constituent un cadre de référence pour le traitement des documents historiques et sont le reflet des pratiques quotidiennes du Service des archives et de gestion des documents de l'Université du Québec à Montréal. Ces normes et procédures couvrent les différents aspects du traitement des archives : l'acquisition, l'évaluation, la sélection, la classification, la description et l'indexation. De plus, elles fournissent les étapes à suivre ainsi que des modèles pour l'élaboration d'un rapport de fin de traitement, d'un répertoire et d'un état général. Cette édition des normes et procédures répond aux Règles pour la description des documents d'archives du Bureau canadien des archivistes et peut servir de modèle à d'autres organismes intéressés à élaborer leur propre cahier de normes et de procédures.

Recueil des délais de conservation des documents des établissements universitaires québécois

Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec - Comité des secrétaires généraux - Sous-comité des archivistes

Travail réalisé à titre de chargé de projet pour le sous-comité des archivistes de la CREPUQ, en collaboration avec les directeurs des services d'archives de l'Université de Montréal, de l'Université Laval, de l'École polytechnique et de l'Université du Québec à Montréal. Ce Recueil est utilisé comme modèle et guide pour la tenue à jour des calendriers de conservation de chaque établissement universitaire québécois. Il a notamment pour objectif de permettre un meilleur contrôle et une gestion plus efficace des documents produits et conservés par les établissements universitaires et s’avérera également utile à d’autres organismes qui doivent produire et tenir à jour un calendrier de conservation pour leurs documents.

Normes et procédures pour le traitement des archives privées

Université du Québec à Montréal - Service des archives et de gestion des documents